Cómo usar Control Eléctrico

Acceso y roles

No hay registro abierto: el administrador de tu empresa crea tu usuario en Usuarios. Entras con tu correo y contraseña desde cualquier dispositivo (computador, tablet o celular), no hay una app aparte.

• ¿Olvidaste tu contraseña? En la pantalla de ingreso usa «¿Olvidaste tu contraseña?» y te llega un enlace al correo. El administrador también puede generarte una nueva desde Usuarios.
• En Perfil (menú con tu nombre) cambias tu nombre, correo y contraseña.

Roles

• Administrador acceso total: todos los módulos, usuarios, configuración de la empresa y «Mi plan y pagos».
• Oficina clientes, insumos, cotizaciones, contratos, órdenes de trabajo, notas de pedido, reportes y Gantt.
• Mantención encargado de mantención: equipos, resumen de mantención, plan preventivo y las órdenes de trabajo de mantención.
• Terreno técnicos y electricistas: solo Mis órdenes de trabajo, donde registran avances, fotos y la conformidad del cliente.

Todos los roles ven también las Herramientas de cálculo y las Guías RIC.

Cuenta de ejemplo

Arriba a la derecha está el botón Ver ejemplo de uso. Te lleva a una cuenta aparte, con su propia base de datos, llena de datos de muestra: clientes, cotizaciones en todos los estados, contratos, órdenes de trabajo con bitácora, un trabajo adicional aprobado, una nota de pedido, una conformidad firmada y seis equipos con historia de mantención.

• Mientras estás ahí ves una franja morada que dice CUENTA DE EJEMPLO. Nada de lo que hagas en ella afecta a tu empresa.
• Entras con tu mismo rol: si eres de terreno, ves el ejemplo como lo ve un técnico.
• No envía correos ni sube fotos o archivos (los clientes de muestra son ficticios).
• Volver a mi cuenta te regresa sin pedir contraseña. Reiniciar datos de ejemplo borra lo que hiciste y la deja como nueva.

Panel principal

Lo primero que ves al entrar. Administración y oficina ven las últimas cotizaciones y los totales del período: cotizaciones emitidas y aceptadas, órdenes de trabajo activas y la utilidad histórica de lo aceptado. El personal de terreno ve sus propias órdenes de trabajo activas, ordenadas por fecha de término.

Clientes

1. En Clientes → Nuevo cliente ingresa nombre o razón social, RUT, teléfono, correo y dirección.
2. Busca por nombre o RUT desde el listado.

El correo del cliente es al que se envían cotizaciones, enlaces de conformidad y trabajos adicionales. Un cliente con cotizaciones no se puede eliminar, para no perder su historial.

Insumos

Tu catálogo de materiales y mano de obra con su costo neto (sin IVA). Es lo que alimenta las líneas de cada cotización.

• Código: se arma con la familia y subfamilia del insumo; al elegirlas, el sistema sugiere el siguiente código libre.
• Tipo: material o mano de obra. Define en qué subtotal suma dentro de la cotización.
• Duplicar un insumo sirve para crear variantes rápido (otro color, otra sección).
• Importar carga tu catálogo desde Excel o CSV: primero ves una vista previa y después confirmas.
• Fichas técnicas: sube el PDF del fabricante en el insumo; luego puedes marcarlas para que viajen con la cotización.

Cotizaciones

1. En Cotizaciones → Nueva elige el cliente, la dirección de la obra, la fecha y el tipo (trabajo puntual o proyecto eléctrico). Si es la reparación de una máquina, elige también el equipo.
2. Agrega líneas desde el catálogo de insumos: cantidad y costo (se completa solo y lo puedes ajustar). Arrastra las líneas para ordenarlas.
3. Ajusta gastos generales y margen. Los totales se recalculan solos.
4. Completa alcance, exclusiones, condiciones de pago, plazo y validez de la oferta: salen en el PDF.
5. Descarga el PDF o usa Enviar por correo.

Cómo se calcula el total

Estados y aceptación del cliente

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Al enviarla por correo, el cliente recibe un enlace para aceptarla en línea con su nombre, RUT y firma; queda «aceptada» sola. El enlace vence con la validez de la oferta, y si editas la cotización después de enviarla, el enlace anterior deja de servir: vuelve a enviarla. También puedes cambiar el estado a mano.

Documentos

Adjunta planos, fichas y memorias de cálculo. Los marcados «Para el cliente» se listan en el PDF y se adjuntan al enviar. Desde una cotización puedes adjuntar directamente un cálculo guardado de las herramientas. Duplicar crea una copia para otra obra o cliente.

Contratos

Formaliza una cotización aceptada: un contrato por cotización, con folio propio, fecha de firma y condiciones (forma de pago, garantía, normativa). Se descarga en PDF o se envía por correo.

pendiente de firmafirmadoanulado

Órdenes de trabajo (OT)

El trabajo en terreno. Hay tres tipos: proyecto (se crea desde una cotización aceptada), y preventiva o correctiva (ligadas a un equipo, módulo de mantención).

1. Crea la OT, elige el responsable (solo aparecen los técnicos habilitados para ejecutar OT) y las fechas estimadas.
2. El técnico la ve en Mis órdenes de trabajo y registra avances: cada cambio de estado o comentario queda en la bitácora con fecha y autor.
3. Fotos: se suben desde el celular (abre la cámara directo). Si se elimina una por error, se puede restaurar durante 30 días.
4. Repuestos (OT de mantención): registra lo que realmente se cambió; si la OT viene de una cotización, puedes cargar de una vez los repuestos cotizados.

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Conformidad del cliente

Al terminar, pide la conformidad: el sistema genera un enlace (QR en pantalla, WhatsApp o correo) para que el cliente revise el trabajo y firme con su dedo en el celular. El enlace dura 24 horas. La conformidad firmada aparece en la OT y en su PDF.

Trabajos adicionales

Cuando en la obra aparece algo no cotizado (más cable, un enchufe extra, un circuito nuevo), regístralo como adicional desde la OT antes de ejecutarlo. Lo puede levantar el técnico en terreno o la oficina. La cotización original no se modifica.

1. En la OT, Trabajos adicionales → Nuevo: título, motivo (error de cálculo, cambio pedido por el cliente, imprevisto o trabajo nuevo), descripción y líneas desde el catálogo.
2. Enviar al cliente: le llega un enlace (válido 72 horas) y, para aprobar, un código a su correo más su firma.
3. Mientras espera respuesta, Retirar envío invalida el enlace y te deja editar.

Solo los adicionales aprobados suman al valor final del trabajo. Uno rechazado no se ejecuta; si el cliente cambia de opinión, crea uno nuevo.

Notas de pedido

Nota de pedido de una cotización aceptada (y opcionalmente de su OT), con neto, IVA y total, lista para pasarla a tu sistema contable o ERP. Se descarga en PDF o se envía por correo. Cuando la ingreses allá, usa Traspasar a ERP y registra el número del documento externo, para tener la trazabilidad.

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Reportes y Gantt

• Control de trabajos: costo, precio y margen de cada trabajo, para comparar lo cotizado con lo real. Filtra por período, cliente o estado.
• Gantt: línea de tiempo de las órdenes de trabajo por cliente. Se exporta a PDF o se envía por correo al cliente.

Resumen de mantención

El módulo de mantención lleva las máquinas y equipos de tus clientes. Se activa desde Mi plan y pagos → Módulos opcionales.

Esta pantalla muestra, para el período y los filtros elegidos (cliente, equipo):

• Disponibilidad: porcentaje del tiempo planificado en que los equipos estuvieron operativos.
• MTBF (tiempo medio entre fallas) y MTTR (tiempo medio de reparación).
• Cumplimiento del preventivo: de los vencimientos de los planes preventivos en el período, cuántos se ejecutaron.
• Equipos detenidos ahora.
• Línea de tiempo: arriba de cada fila las detenciones del equipo; abajo sus OT y las preventivas programadas. Pasa el cursor por una barra para ver el detalle.
• Calendario del mes con lo realizado y lo programado.

Las horas planificadas salen del régimen de operación de cada equipo (o de su horómetro, si lo usa). Por defecto solo las fallas bajan la disponibilidad; en Configuración puedes hacer que también la bajen las detenciones planificadas.

Para el cumplimiento, cada plan vence cada N días desde su ejecución anterior. Una OT preventiva terminada cubre el vencimiento aunque se haga antes (a tiempo) o después (con atraso); cada N días completos de atraso cuenta como un vencimiento perdido. Los planes por horas de uso se pasan a días con el régimen del equipo (valor estimado, marcado con *). Los planes inactivos no cuentan.

Informe para el cliente

Filtra por un cliente y usa Informe PDF o Enviar por correo: resume sus equipos, indicadores, fallas y mantenciones del período.

Equipos (máquinas)

Crear un equipo

1. Equipos → Nuevo equipo: cliente, código, nombre, categoría, marca, modelo, serie, ubicación y criticidad (alta, media o baja). Opcionalmente puedes calcularla con la matriz de criticidad: puntúa de 1 a 3 seguridad, impacto en producción, sin respaldo, costo de reparación e historial de fallas. Con 12 puntos o más es A (alta), de 8 a 11 es B (media) y hasta 7 es C (baja); los umbrales se ajustan en Configuración.
2. Régimen de operación: cuántas horas al día y qué días opera. Es la base para calcular la disponibilidad.
3. Si tiene horómetro, márcalo: las lecturas que registres actualizan las horas y permiten planes preventivos por horas de uso.

El estado (operativo o detenido) se actualiza solo con las detenciones; «de baja» se marca a mano.

La ficha del equipo

• Indicadores de los últimos 30 días: disponibilidad, MTBF y MTTR del equipo.
• Detenciones: registra cada parada (falla o planificada) con su inicio y, cuando vuelve a operar, ciérrala. Al crear una OT correctiva o preventiva puedes marcar que el equipo quedó detenido: la detención queda ligada a la OT, y si terminas la OT con el equipo aún detenido, se registra solo la vuelta a servicio.
• Horómetro: agrega lecturas (fecha y horas).
• Planes preventivos del equipo (ver Plan preventivo).
• Historial de repuestos: lo realmente cambiado en sus OT. Con dos cambios o más del mismo repuesto, el sistema estima cada cuánto toca el próximo.
• Cotizaciones y ventas: al cotizar, elige el equipo en la cotización para que quede en su historial. Desde una cotización de reparación aceptada puedes generar directo la OT correctiva del equipo.
• Bitácora: se arma sola con OT, avances, repuestos, detenciones y lecturas. También puedes agregar notas.

Plan preventivo

Cada plan dice qué se hace (nombre y tareas) y cada cuánto: cada N días o cada N horas de horómetro. Se crea desde la ficha del equipo.

• Con la última ejecución y la frecuencia, el sistema calcula la próxima fecha y marca el plan como al día, próximo (dentro de los días de anticipación, 7 por defecto) o vencido.
• Las OT no se generan solas: revisa esta pantalla y usa Generar OT en un plan, o Generar pendientes para crear de una vez una OT preventiva por cada plan vencido o próximo que aún no tenga una.
• Al terminar la OT preventiva, el plan registra la ejecución y reinicia su ciclo.

Cargar equipos y mantenciones desde Excel

1. En Mantención → Cargar desde Excel descarga la plantilla (y el archivo de ejemplo ya lleno, para guiarte).
2. Completa una fila por equipo y, si quieres, el historial de mantenciones (preventivas y correctivas con sus fechas).
3. Sube el archivo: verás una vista previa con lo que se va a crear y los errores por fila. Corrige y confirma.

Los clientes que no existan se crean; los equipos que ya existen no se duplican.

Herramientas de cálculo

• Fórmulas y cálculos rápidos: potencia y corriente, ley de Ohm y de Watt, corrección del factor de potencia, motores de inducción, caída de tensión rápida y corrientes de cortocircuito con su protección.
• Protecciones y disyuntores: guía para elegir la protección de un circuito, con glosario.
• Sección de cable y caída de tensión: dimensionamiento del conductor con memoria de cálculo.
• Cuadro de cargas para la SEC: tableros, circuitos y demanda máxima; exporta a PDF y Excel.
• Malla de puesta a tierra: con sondeos Schlumberger y suelo estratificado.
• Cubicación de materiales: calcula los materiales de una instalación y los cruza con tu catálogo de insumos (con equivalencias entre nombres).

Los cálculos se guardan por cliente: ábrelos, duplícalos para otro cliente o emítelos. El instalador responsable que sale en las memorias se define en Configuración y se puede cambiar en cada cálculo. Un cálculo emitido se puede adjuntar a una cotización.

Guías RIC

Consulta rápida de los pliegos técnicos RIC de la SEC y manuales prácticos (tableristas, comandos eléctricos, PLC, instalación residencial). Puedes leerlos en pantalla o descargarlos.

Usuarios

• Crea un usuario por persona (sin límite), con su rol. No compartan una misma cuenta.
• Para técnicos: marca Puede ser responsable de órdenes de trabajo para que aparezca al asignar OT, y registra su número y clase de instalador SEC si corresponde.
• Desactiva a quien ya no trabaja contigo: no podrá entrar, pero su historial se conserva.
• Regenerar contraseña crea una nueva y se la envía por correo.

Configuración de la empresa

• Nombre, RUT, dirección, contacto y logo: aparecen en todos los PDF y correos.
• Instalador eléctrico responsable por defecto de las memorias de cálculo.
• Datos bancarios: se muestran al cliente cuando acepta una cotización en línea, para que pague el anticipo. Déjalos en blanco si no quieres mostrarlos.
• Mantención: si las detenciones planificadas descuentan o no la disponibilidad, y los umbrales de la matriz de criticidad (al cambiarlos se recalculan los equipos puntuados).

Orden del menú

Reordena las opciones del menú superior, agrúpalas en menús desplegables (por ejemplo «Mantenciones» con Equipos, Mantención y Plan preventivo) u oculta las que tu empresa no usa. El cambio aplica a todos los usuarios de la empresa.

Mi plan y pagos

1. Elige por cuántos meses pagar y transfiere ese monto a los datos que aparecen en pantalla.
2. Sube el comprobante. Lo revisamos y te avisamos por correo; la cuenta queda al día.

Si la cuenta vence, queda suspendida: solo se ve el panel principal, pero tus datos se conservan intactos y vuelven completos apenas se valida el pago.

Módulos opcionales: actívalos o desactívalos cuando quieras (por ejemplo, Mantención de equipos). Desactivar solo los oculta: los datos se conservan. Si un módulo implica cambiar tu plan, te contactamos antes de cualquier cambio en el cobro.

Preguntas frecuentes